Наличные деньги поступают в кассу и выплачиваются из кассы на основании приходного кассового ордера ( ПКО ) и расходного кассового ордера ( РКО ) соответственно. Расходные и приходные кассовые ордера выписывает бухгалтер, нумерация их раздельна, начинается с начала года.
ПКО и РКО бухгалтер регистрирует в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и после регистрации передает для исполнения кассиру. Исправления в расходных и приходных кассовых ордерах не допускаются. Кассир после исполнения этих документов гасит их штампом «оплачено» или «получено». Документ обязательно должен быть погашен.
По окончании рабочего дня кассир записывает сведения в кассовую книгу (форма КО – 4). Кассовая книга в организации одна, открывается она на год. До начала года в книге бухгалтером, нумеруются страницы, она сшивается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации и главного бухгалтера. В кассовой книге исправления допускаются.
В кассовую книгу записи делают под копирку в двух экземплярах. Второй экземпляр вырывается из кассовой книги, к нему прикладывают все ПКО и РКО, на основании которых сделаны записи (этот вырванный лист называется отчет кассира) и передается кассиром бухгалтеру. На основании отчета кассира бухгалтер делает записи по счету 50 «Касса», который служит для учета, наличия и движения денег в кассе.
Банк, который обслуживает данную организацию устанавливает ей лимит кассовой наличности, согласно заявления организации, поданного в отделения обслуживающего банка. На конец рабочего дня лимит кассовой наличности не должен быть превышен, кроме трех рабочих дней при выдаче заработной платы и аванса.
Периодически необходимо проводить инвентаризацию кассы, по мере того, как решит руководитель. При инвентаризации выдача и прием денег в кассу прекращается. К моменту начала инвентаризации кассир выводит остаток кассовой книги. Инвентаризационная комиссия делает полистный пересчет денег и выводит сумму «итого», составляет акт инвентаризации кассы, в котором указывается, кто проводил, какого числа, у какого кассира, сколько каких купюр, и ставятся подписи членов инвентаризационной комиссии). Акт инвентаризации кассы отражает факт, а кассовая книга учетные данные. Таким образом, в результате инвентаризации кассы может быть выявлен недостаток или излишек денег.
Если выявлены излишки денег, то они относятся на финансовые результаты организации, и выписывается приходный кассовый ордер. Если выявлены недостачи, то на сумму недостачи выписывается расходный кассовый ордер. При этом составляется распоряжение, как будет погашаться задолженность – сразу, частями, удержанием из заработной платы и т.д.
Проводки по кассе и по инвентаризации кассы можно посмотреть на этой странице нашего сайта.